אוטומציה לוועד הורים: לא כל מקרה קצה צריך אפליקציה

התנדבתי לעזור בוועד הורים. אמרתי לעצמי: מה כבר יכול להיות? בסך הכל לנהל תקציב. פותחים קבוצות בPayBox, מכינים רשימה באקסל, ורוצים לדעת מי שילם ומי עוד לא. במקרה שלי האקסל הוא Google Sheets, ושם ריכזתי את רשימת הילדים ואת המעקב אחרי התשלומים.

כמובן שהמחשבה הראשונה שלי הייתה לבנות אפליקציה בvibe coding, כלומר לתת לAI לכתוב לי אפליקציה לפי הדרישות שלי. אבל ככל שעבדתי עם הרשימה, הבנתי כמה עבודה אני מכניס לעצמי אם אני רוצה שכל מה שקורה בוועד יעבור דרך אפליקציה. דווקא בגיליון, שכבר התחלתי לעבוד איתו, יכולתי לחסוך פעולות שחוזרות על עצמן בלי לפתח פתרון לכל מקרה חריג.

ומה עושים עם תאומים?

הקושי הראשון הוא בכלל לזהות מי שילם. כשמבקשים מהורה לכתוב בPayBox את שם הילד שעבורו הוא משלם, השם לא בהכרח זהה למה שיש אצלי ברשימה. אפשר להתאים לפי מספר טלפון, אבל גם התאמה כזאת לא פותרת את כל המקרים. למשל, הורה לתאומים שילם סכום כפול עבור שני ילדים. בגיליון אני יכול לסמן שזה התשלום של שניהם ולהמשיך הלאה. באפליקציה הייתי צריך להחליט איך מייצגים את הקשר הזה ולבנות לו תמיכה.

אותו דבר קורה עם הורים שמשלמים לי במזומן או בהעברה בנקאית, ואני מעביר בשמם את הכסף לתוך PayBox. התשלום מופיע שם על שמי, ולכן חיפוש לפי הטלפון של ההורה לא ימצא אותו. אני יודע מה קרה, והערה ידנית בגיליון מספיקה כדי לתעד שהם שילמו. אפשר כמובן לפתור גם את זה בקוד, אבל בשביל רשימה של 30 ילדים, לא הרגשתי ששווה לפתח ולתחזק עוד אפשרות רק כדי לחסוך את ההערה הזאת.

היה לי גם שיקול נוסף: יש עוד הורים בוועד ויש גננת, ואני לא רוצה שכל שאלה וכל תיקון יגיעו אליי רק כי אני היחיד שמבין איך הכלי עובד. אולי אני ארגיש מאוד חשוב כי כולם צריכים אותי, אבל זאת דרך די גרועה לחסוך לעצמי עבודה. בגיליון אפשר לראות ולערוך את הנתונים בלי ללמוד אפליקציה שאני המצאתי.

כבר כתבתי על אוטומציות בארגון ועל החשיבות של השתלבות בכלים שאנשים מכירים. כאן הגיליון נותן לי משהו נוסף: גם אחרי שאוסיף לו אוטומציה, אוכל להמשיך לטפל בחריגים באותו מקום. מקרה שלא נתמך בקוד לא חייב לעצור את העבודה או להפוך למשימת פיתוח.

לחסוך את החיפוש, להשאיר מקום לתיקון

אז נשארתי עם Google Sheets, אבל בסוף אני לא יכול להתאפק ועשיתי בו קצת קסמים. במקום לפתח תמיכה בכל תשלום חריג, התמקדתי בשתי פעולות שחוזרות על עצמן בכל גבייה ורציתי לחסוך לעצמי: העתקת הדוח מPayBox וחיפוש התשלומים של ההורים בתוכו.

כשאני מייצא דוח מPayBox והוא מגיע למייל שלי, אוטומציה בn8n מעתיקה אותו לגיליון. הנתונים נשמרים כמו שהם הגיעו, בלי לשנות את הדוח כדי שיתאים לרשימה שלי. משם נוסחאות מחפשות את התשלומים לפי מספרי הטלפון שברשימת ההורים, וככה אני רואה מי שילם ומי עדיין לא בלי לחפש כל תשלום בעצמי.

בכתיבת הנוסחאות נעזרתי בClaude. אני לא מבקש ממנו להחזיר לי רשימה של מי שילם ולסמוך על התשובה, אלא לכתוב נוסחה שתעבוד בתוך הגיליון על הנתונים שנמצאים שם. על ההפרדה הזאת כבר כתבתי בפוסט על AI ואוטומציות דטרמיניסטיות. כאן היא גם מאפשרת לי לראות בדיוק מה החיפוש מצא, ולהשלים בעצמי את מה שהוא לא יודע לזהות.

לכן יש בגיליון אזורים של נוסחאות ואזורים ידניים. תשלום שהנוסחה לא מזהה מתועד באזור הידני, בלי לשנות את הדוח המקורי של PayBox ובלי לשכלל את הנוסחה בשביל אותו תשלום. רוב החיפוש כבר נעשה בשבילי; העובדה שנשאר לי חריג לבדוק לא מחזירה אותי לחפש את כל התשלומים מהתחלה.

מבחינתי זה חשוב במיוחד כי מדובר בכסף של אנשים אחרים. גם אם מדובר ב20 שקל, אני צריך להיות מסוגל לבדוק ולהסביר מה קרה איתם. הדוח המקורי, הנוסחה והתיעוד הידני נמצאים באותו קובץ, ואני יכול לעבור עליהם בעצמי. התשובה שלי לחבר ועד אחר לא צריכה להיות "Claude אמר שהכל בסדר".

להוסיף טופס בלי להחליף את הגיליון

אחרי שהמעקב עובד בגיליון, גם צורך חדש לא מחייב אותי לעבור לאפליקציה. בהמשך הייתי צריך לאסוף תמונות של הילדים ולוודא את מספרי הטלפון של ההורים. אפשר היה לעשות טופס של גוגל, אבל כבר היו לי שמות ומספרי טלפון ברשימה, ורציתי שההורים יבדקו את מה שרשום במקום להקליד הכל מחדש ולהכניס עוד טעויות.

אז בניתי טופס רב שלבי בn8n. ההורה בוחר את שם הילד מרשימה קיימת, מעלה תמונה ובודק את מספרי הטלפון הרשומים, עם אפשרות לתקן אם צריך. התמונה נשמרת בGoogle Drive עם שם הילד, כדי שיהיה לי נוח לעבוד עם התיקייה ולשתף אותה. התשובות חוזרות לאותו גיליון, ושם אני רואה גם איפה צריך לתקן את מספרי הטלפון.

הטופס פותר את שלב איסוף המידע. הוא לא דורש ממני לבנות סביבו מערכת שלמה לניהול הוועד, והעבודה אחריו ממשיכה במקום שבו כבר נמצאים שאר הנתונים.

גם תזכורת לא חייבת להישלח לבד

מאותו גיליון אפשר גם להמשיך לטיפול במי שעדיין לא שילם. יש בו פיצ'ר שאני משתמש בו כבר מזמן: קישור לWhatsApp של ההורה. הקישור חוסך לי את החיפוש של איש הקשר, אבל ההודעה עצמה לא נשלחת אוטומטית. אני עדיין בודק ובוחר אם לשלוח, כדי לא לשגע אנשים.

זאת עוד נקודה שבה אין לי צורך להשלים את האוטומציה עד הסוף כדי שהיא תהיה שימושית. מציאת התשלום ופתיחת השיחה הן פעולות שאפשר לחסוך לי; ההחלטה לפנות להורה יכולה להישאר אצלי.

העבודה הידנית שנשארה לא מבטלת את מה שחסכתי

יכולתי להשקיע עוד זמן כדי שגם התאומים וגם התשלום במזומן יטופלו אוטומטית. אולי יום אחד זה יהיה שווה את זה. כרגע הגיליון חוסך לי העתקה וחיפושים, ומשאיר לי מקום לתעד את המקרים שאני מכיר והוא לא. אני לא צריך לבחור בין לעשות הכל ידנית לבין לבנות אפליקציה שתכיר כל דרך שבה הורה יכול לשלם.

תכל'ס, הקובץ עובד בשבילי, ולא אני עובד בשבילו. ואני עדיין יכול לבדוק בעצמי מה הוא עושה.

אם יש לכם גיליון שאתם מנהלים בשביל ועד, קבוצה או עסק קטן, איזו פעולה אתם עושים בו שוב ושוב? ואיזה מקרה חריג דווקא הייתם משאירים לטיפול ידני? תכתבו לי בתגובות.